Persiapan Audit Aset

Terdapat beberapa istilah yang umumnya digunakan oleh tim pengelola aset untuk proses perhitungan kesesuaian aset, tetapi memiliki arti dan tujuan yang sama. Ada yang menggunakan istilah audit aset, stocktaking, stock-opname atau ada juga yang menggunakan asset checking, tetapi dalam pembahasan kali ini, kita akan menggunakan istilah audit aset.

Tujuan yang hendak dicapai dengan dilakukannya audit aset adalah kesesuaian antara kondisi fisik aset dan data sistem dapat tercapai.

Terdapat 5 hal yang harus dipersiapkan sebelum pelaksanaan audit:

A. Menentukan Tanggal Pelaksanaan Audit Aset

Hal yang harus diperhatikan dalam menentukan tanggal pelaksanaan audit aset:

  • Audit aset sebaiknya dilakukan sebulan sekali.
  • Audit aset sebaiknya dilakukan pada saat rendahnya tingkat operasional perusahaan. Umumnya, tanggal terbaik pelaksanaan audit aset adalah pada minggu pertama atau kedua.
  • Dikarenakan audit aset terkadang memerlukan waktu lebih dari 1 hari, dan harus dilakukan tanpa mengganggu operasional perusahaan, maka sebaiknya audit aset dilakukan pada hari libur, seperti Sabtu atau Minggu.

B. Menyiapkan Tim Audit Aset

Tim pelaksana audit aset harus dipersiapkan dengan cermat agar proses audit dapat berjalan sesuai dengan rencana dan minim kesalahan.

Dalam proses audit menggunakan AsetKita, tim audit dapat terbagi menjadi:

  • Penanggung Jawab
    Penanggung jawab bertugas memberikan persetujuan kepada tim audit untuk melakukan audit ke lokasi, dan juga memberikan persetujuan akhir untuk menerima atau menolak hasil audit.
  • Ketua Tim
    Ketua tim bertugas memimpin dan memantau pelaksanaan audit, sekaligus memastikan hasil audit akurat. Ketua tim melakukan pengecekan terhadap hasil audit sebelum meminta persetujuan kepada penanggung jawab untuk menyimpan hasil audit ke dalam sistem.

    Dalam penggunaan aplikasi AsetKita, ketua tim bertanggung jawab dalam pembuatan dokumen audit, rekonsiliasi hasil audit dan menyelesaikan dokumen audit.

  • Staf Audit
    Staf audit bertugas melaksanakan audit di lokasi aset. Dalam pelaksanaannya staf audit dapat menggunakan aplikasi website atau mobile AsetKita untuk melakukan pencatatan audit. Dengan menggunakan aplikasi AsetKita, staf audit berperan sebagai pencatat sekaligus data entry, karena setiap aset yang tercatat secara otomatis akan di-input ke dalam sistem.

    Pada umumnya, pada satu lokasi dibutuhkan minimal 2 orang staf, dan pada praktiknya audit aset dapat dilakukan secara parallel pada lokasi yang sama.

C. Menata Aset & Lokasi Audit Aset

Salah satu tugas dari anggota tim audit adalah merapikan aset dan lokasi audit sebelum dan selama audit aset dilakukan. Penataan perlu dilakukan dengan tujuan untuk menghindari kesalahan atau kekeliruan pada saat audit. Selain itu, penataan sebelum audit dilakukan dapat mempercepat proses audit.

Pemberian tanda atau penataan juga perlu dilakukan terhadap aset atau barang yang tidak dihitung atau bermasalah atau belum diproses.

D. Menata Dokumen Audit Aset

Sama halnya seperti penataan aset, dokumen pendukung aset pun perlu ditata dengan baik. Misalnya; dokumen persetujuan pemindahan barang, riwayat pembeian dan sebagainya.

E. Training Audit Aset

Training harus dilakukan sebelum audit dimulai, untuk mencegah kesalahan dalam proses audit, terutama dalam pemakaian aplikasi AsetKita.