Pembuatan Dokumen Audit Aset

Daftar Isi
+ Ketentuan pembuatan Dokumen Audit Aset
+ Langkah-langkah pembuatan Dokumen Audit Aset


Seperti yang telah disinggung sebelumnya, ketua tim audit bertanggung jawab untuk membuat dokumen audit aset sebelum pelaksanaan audit. Dokumen audit aset adalah worksheet pelaksanaan audit yang berisi riwayat dan daftar hasil audit.


 

Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan dokumen audit aset, sebagai berikut:

  • Satu dokumen audit hanya mewakili audit aset yang terdaftar pada satu PIC/Penanggung Jawab dalam satu lokasi. Anda dapat membuat dokumen audit lain untuk penanggung jawab dan lokasi yang berbeda.
  • Pembuatan dokumen audit aset akan mengunci semua data aset, bukan hanya data aset yang hendak di-audit. Perubahan terhadap data aset dalam bentuk apapun tidak diperbolehkan selama terdapat setidaknya satu dokumen audit yang berstatus BELUM SELESAI. Oleh karena itu, sebaiknya dokumen audit harus segera diselesaikan atau dibatalkan jika dibutuhkan penggantian tanggal pelaksanaan audit.
  • Pembuatan dokumen audit aset juga mengunci pengelolaan Master Data, User dan Workflow.
  • Jika Anda memiliki aset dalam jumlah banyak dalam satu lokasi yang luas, sebaiknya anda memecah lokasi tersebut ke dalam lokasi yang lebih kecil, dan pembuatan dokumen audit aset berdasarkan pada lokasi yang lebih kecil.
  • Ketua tim tidak perlu mendaftarkan staf audit, karena user yang terdaftar dalam satu penanggung jawab secara otomatis dapat menjadi staf audit untuk dokumen audit dengan penanggung jawab tersebut. Staf audit hanya perlu memilih dokumen audit dengan lokasi yang dikehendaki pada aplikasi AsetKita, yang menyatakan bahwa staf tersebut akan menjadi pelaksana audit untuk aset yang berada pada lokasi tersebut.
  • Lebih dari satu staf audit dapat memilih dokumen audit dengan lokasi yang sama, selama belum ada staf audit yang melakukan data entry ke sistem.
  • Untuk beberapa staf audit yang melakukan audit pada lokasi yang sama, sistem hanya akan menerima data entry paling terbaru.
  • Selama rekonsiliasi belum dilakukan oleh ketua tim, staf audit diperkenankan untuk melakukan pembatalan atas pelaksanaan audit yang akan atau telah dilakukan, dengan konsekuensi data audit yang telah di-input olehnya akan dihapus dari sistem.

 

Berikut langkah-langkah pembuatan dokumen audit:

  1. Akses halaman Audit, dengan memilih menu Audit pada grup menu Transaksi.

    Pilih menu Audit pada grup menu Transaksi


  2. Pada halaman Audit, klik tombol Tambah Dokumen (+).

    Klik Tambah untuk membuat Dokumen Audit


  3. Pada form Buat Audit, isi Nama Dokumen yang dikehendaki.
  4. Tgl Pengajuan secara otomatis dipilih berdasarkan tanggal pembuatan dokumen.
  5. Jika anda sign-in sebagai Administrator, anda dapat memilih penanggung jawab dokumen yang dikehendaki. Tetapi jika anda sign-in sebagai User, kolom penanggung jawab akan secara otomatis mengikuti penanggung jawab anda.
  6. Tentukan Lokasi tujuan pelaksanaan audit.
  7. (Opsional) Isi Deskripsi Dokumen yang menjelaskan tujuan dan alasan dari pelaksanaan audit.
  8. (Opsional) Isi Komentar Dokumen yang dapat dijadikan deskripsi yang membantu dalam memahami pelaksanaan audit.
  9. Klik tombol Simpan untuk membuat Dokumen Audit.

    Lengkapi data yang dibutuhkan pada Form Buat Dokumen Audit


  10. Dokumen audit yang berhasil dibuat berstatus BELUM SELESAI dan akan ditampilkan pada Daftar Audit. Daftar audit terbagi menjadi 2 kolom:
    1. Kolom Detail Dokumen, berisi informasi dokumen:
      • No Dokumen.
      • Nama Dokumen.
      • Tgl Pengajuan.
      • Status Dokumen.
      • PIC/Penanggung Jawab Audit.
      • Lokasi Audit.
    2. Kolom Aksi, berisi tombol:
      • Tombol Lihat Dokumen. Klik tombol lihat dokumen untuk melihat detail dokumen dan mulai melakukan pelaksanaan audit. Detail dokumen audit akan dijelaskan di bagian selanjutnya.
      • Tombol Ubah Detail Dokumen. Klik tombol ubah detail dokumen untuk mengubah detail keterangan dokumen. Keterangan yang dapat diubah hanya sebatas (1) Nama Dokumen, (2) Deskripsi Dokumen & (3) Komentar Dokumen.

 

Penampakan Daftar Dokumen Audit