Pengelolaan Dokumen Audit Aset

Daftar Isi
A. Detail Dokumen Audit Aset
B. Rincian Hasil Audit Aset
1. Aset Berhasil di-Scan
2. Aset dari Lokasi Lain
3. Aset Disposal ditemukan
4. Aset Beda PIC / Penanggung Jawab
5. Aset Baru
6. Aset Rekonsiliasi
7. Aset Belum / Gagal di-Scan
8. Daftar Lampiran File
9. Daftar Komentar Aset belum di-scan
10. Daftar Perangkat Terhubung

Sebelum melakukan audit, ada baiknya anda memahami pengelolaan dokumen audit aset terlebih dahulu. Berikut akan dijelaskan hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pengelolaan dokumen audit:

A. Detail Dokumen Audit Aset

Detail dokumen audit aset dapat dilihat pada gambar di atas. Berikut penjelasan dari masing-masing komponen:

1. Keterangan Dokumen Audit
   Hal yang perlu diperhatikan dalam pemahaman keterangan dokumen audit:
   • No Dokumen
     Nomor Dokumen merupakan nomor unik dokumen.
   • Penanggung Jawab
     Penanggung jawab menginformasikan penanggung jawab yang bertanggung jawab atas audit aset, dan bahwa semua aset yang di-audit berada di bawah tanggung jawab penanggung jawab tersebut.
   • Lokasi
     Lokasi menginformasikan tujuan pelaksanaan audit.
   • Status
     Status menjelaskan status dokumen audit yang terdiri dari 3 status; (1) Audit Masih Dibuka, (2) Audit Dibatalkan, dan (3) Audit Telah Selesai/Ditutup.
   • Tanggal Stocktaking
     Tanggal Stocktaking menjelaskan tanggal kapan audit diselesaikan, bukan informasi kapan pelaksanaan audit. Kolom tanggal stocktaking akan tetap kosong selama status dokumen MASIH DIBUKA.
2. Tombol Pengaturan Konektivitas
   Tombol pengaturan konektivitas mengatur konektivitas aplikasi mobile AsetKita terhadap dokumen audit. Jika dalam keadaan HIDUP, staf dapat mengakses dokumen dari aplikasi mobile. Sebaliknya, jika dalam keadaan MATI, staf tidak diberikan ijin untuk mengakses dokumen.

   

   Ubah pengaturan konektivitas menjadi HIDUP, pada saat persiapan audit dan pelaksanaan audit. Dan ubah menjadi MATI, jika audit di lokasi telah selesai dilakukan, dengan tujuan supaya tidak ada perubahan data audit ketika ketua tim melakukan rekonsiliasi dan pengecekan akhir.

   

3. Tombol Aksi Pengelolaan Dokumen
   Terdapat lima tombol aksi yang disediakan untuk pengelolaan dokumen:
   • Tombol Selesaikan Audit
     Klik tombol Selesaikan Audit untuk memproses dokumen. Perlu diperhatikan, Selesaikan Audit hanya dapat dilakukan jika hasil audit telah disetujui dan direkonsiliasi secara keseluruhan. Jika masih terdapat hasil audit yang belum direkonsiliasi, Selesaikan Audit tidak dapat dilakukan.

     Selesaikan Audit akan menyetujui setiap perubahan yang terjadi berdasarkan hasil audit, dan mengubah status dokumen menjadi TELAH DISELESAIKAN.

     

   • Tombol Batalkan Audit
     Klik tombol batalkan audit untuk membatalkan dokumen audit. Batalkan audit akan menghiraukan hasil audit, dan mengubah status dokumen menjadi DIBATALKAN. Dokumen yang telah dibatalkan tidak lagi dapat diakses.
   • Tombol Ubah Keterangan
     Sama seperti tombol Ubah Detail Dokumen yang terdapat pada Daftar Audit, tombol ini berfungsi untuk mengubah detail keterangan dokumen. Keterangan yang dapat diubah hanya sebatas (1) Nama Dokumen, (2) Deskripsi Dokumen & (3) Komentar Dokumen.

     

   • Tombol Cetak Report PDF
     Klik tombol Cetak Report PDF untuk mengunduh Laporan Dokumen Audit, yang disediakan dalam bentuk format *.xls (excelsheet) dan *.pdf (PDF).

     

   • Tombol Kembali
     Klik tombol Kembali untuk kembali ke halaman Daftar Audit.
4. Tombol Audit/Stocktaking
   Klik tombol Audit/Stocktaking untuk mulai melakukan pengecekan dan perhitungan aset. Hasil pengecekan dan perhitungan aset akan ditampilkan pada kolom Rincian/Riwayat Hasil Audit Aset.
5. Rincian/Riwayat Hasil Audit Aset
   Kolom rincian hasil audit aset menyajikan data hasil pengecekan dan perhitungan yang dilakukan melalui tombol audit/stocktaking atau aplikasi mobile. Kolom rincian terbagi lagi ke dalam beberapa kolom berdasarkan hasil audit. Kolom rincian akan dibahas lebih rinci di bagian selanjutnya.

B. Rincian Hasil Audit Aset

Hasil audit aset secara keseluruhan dapat dilihat pada kolom Ringkasan, ditampilkan dengan kartu beragam warna, masing-masing warna mewakili masing-masing hasil status audit.

Hasil audit yang ditampilkan merupakan kombinasi hasil audit yang didapatkan dengan menggunakan aplikasi website dan mobile. Klik di masing-masing kartu untuk melihat detail dari masing-masing status.

Berikut penjelasan dari masing-masing kolom:

1. Aset Berhasil di-scan

   Klik kartu atau kolom aset berhasil di-scan untuk menampilkan daftar aset yang berhasil ditemukan, dan cocok dengan data aset di sistem.

   

   Aksi yang dapat dilakukan untuk data aset berhasil ditemukan, sebagai berikut:

   1. Klik tombol Hapus atau (X) untuk menghapus data aset dari Daftar Aset Ditemukan. Aset yang dihapus dari daftar aset ditemukan akan ditampilkan di Daftar Aset Belum Di-Scan.
   2. Ubah Status. Klik tombol Ubah Status untuk mengubah status aset. Status yang berubah dapat dilihat pada kolom Status.
   3. Tambahkan Komentar. Klik tombol Ubah Status untuk menambahkan komentar. Komentar yang ditambahkan dapat dilihat pada kolom Komentar.

2. Aset dari Lokasi Lain

   Klik kartu atau kolom aset dari lokasi lain untuk menampilkan daftar aset yang ditemukan, tetapi tercatat di lokasi lain di sistem.

   Alasan ditemukannya aset yang berasal dari lokasi lain adalah (1) Fisik aset telah dipindahkan ke lokasi audit, tetapi data aset di sistem belum diubah, dan (2) Kesalahan dalam penataan fisik aset atau fisik aset sedang dipinjamkan atau digunakan sementara ke lokasi audit.

   

   Aksi yang dapat dilakukan untuk data aset dari lokasi lain, sebagai berikut:

   1. Menyetujui data aset dari lokasi lain. Klik tombol (✔) untuk menyetujui data aset.
   2. Klik tombol Hapus atau (X) untuk menghapus data aset dari dokumen audit.
   3. Ubah Status. Klik tombol Ubah Status untuk mengubah status aset dari lokasi lain. Status yang berubah dapat dilihat pada kolom Status.
   4. Tambahkan Komentar. Klik tombol Ubah Status untuk menambahkan komentar. Komentar yang ditambahkan dapat dilihat pada kolom Komentar.

3. Aset Disposal ditemukan

   Klik kartu atau kolom aset disposal ditemukan untuk menampilkan daftar aset yang ditemukan, yang ternyata sudah dihapus dari sistem.

   Alasan ditemukannya aset disposal adalah (1) Fisik aset yang seharusnya sudah tidak (dapat) digunakan, dengan alasan tertentu kini dapat digunakan, (2) Kesalahan dalam perubahan status disposal, dengan kenyataan fisik aset masih digunakan, dan (3) Kesalahan dalam penataan fisik aset.

   

   Aksi yang dapat dilakukan untuk data aset disposal, sebagai berikut:

   1. Menyetujui data aset disposal. Klik tombol (✔) untuk menyetujui data aset.
   2. Klik tombol Hapus atau (X) untuk menghapus data aset dari dokumen audit.
   3. Ubah Status. Klik tombol Ubah Status untuk mengubah status aset. Pastikan untuk mengubah status aset disposal menjadi status aktif. Status yang berubah dapat dilihat pada kolom Status.
   4. Tambahkan Komentar. Klik tombol Ubah Status untuk menambahkan komentar. Komentar yang ditambahkan dapat dilihat pada kolom Komentar.

4. Aset Beda PIC/Penanggung Jawab

   Klik kartu atau kolom aset beda pic untuk menampilkan daftar aset yang ditemukan, tetapi tercatat atas penanggung jawab lain di sistem. Alasan ditemukannya aset dengan beda penanggung jawab adalah (1) Fisik aset secara tidak sengaja telah dipindahkan ke lokasi audit, tetapi data aset di sistem belum diubah, dan (2) Kesalahan dalam penataan fisik aset atau fisik aset sengaja dipinjamkan ke penanggung jawab lain.

   

   Aksi yang dapat dilakukan untuk data aset beda penanggung jawab, sebagai berikut:

   1. Menyetujui data aset beda penanggung jawab. Klik tombol (✔) untuk menyetujui data aset.
   2. Klik tombol Hapus atau (X) untuk menghapus data aset dari dokumen audit.
   3. Ubah Status. Klik tombol Ubah Status untuk mengubah status aset beda penanggung jawab. Status yang berubah dapat dilihat pada kolom Status.
   4. Tambahkan Komentar. Klik tombol Ubah Status untuk menambahkan komentar. Komentar yang ditambahkan dapat dilihat pada kolom Komentar.

5. Aset Baru

   Klik kartu atau kolom aset baru untuk menampilkan aset baru yang ditemukan, tetapi belum tedaftar di sistem. Disediakan fitur tambah aset baru yang dapat digunakan oleh staf untuk mendaftarkan aset baru.

   

   Langkah-langkah menambahkan aset baru:

   1. Klik tombol Tambah Aset Baru.

      

   2. Lengkapi informasi aset pada form Tambah Aset Baru. Klik tombol Buat di pojok kanan bawah.

      

   3. Aset Baru yang berhasil ditambahkan, akan ditampilkan pada Daftar Aset Baru. Tetapi aset yang ditambahkan harus mendapatkan persetujuan terlebih dahulu dari ketua tim.

      

   4. Klik tombol (✔) untuk menyetujui penambahan aset baru ke dalam sistem.

      

6. Aset Rekonsiliasi

   Klik kartu atau kolom aset rekonsiliasi untuk menampilkan aset yang direkonsiliasikan dari kolom Aset Belum Di-Scan.

   Rekonsiliasi aset dilakukan dengan alasan (1) Fisik aset telah dipindahkan ke lokasi lain, tetapi data aset di sistem belum diubah, dan (2) Fisik aset sudah tidak digunakan di lokasi, berstatus disposal, tetapi data aset di sistem belum diubah.

   

   Aksi yang dapat dilakukan untuk data aset rekonsiliasi, sebagai berikut:

   1. Aset rekonsiliasi yang dihapus akan mengembalikan aset tersebut ke Daftar aset belum di-scan.
   2. Ubah Status. Klik tombol Ubah Status untuk mengubah status aset rekonsiliasi. Status yang berubah dapat dilihat pada kolom Status.
   3. Tambahkan Komentar. Klik tombol Ubah Status untuk menambahkan Komentar. Komentar yang ditambahkan dapat dilihat pada kolom Komentar.

7. Aset Belum/Gagal di-scan

   Klik kartu atau kolom aset belum di-scan untuk menampilkan daftar aset yang belum ditemukan pada saat pelaksanaan audit.

   Kemungkinan aset tidak ditemukan pada saat pelaksanaan audit adalah (1) Fisik aset telah dipindahkan ke lokasi lain, tetapi data aset di sistem belum diubah, dan (2) Fisik aset sudah tidak digunakan di lokasi, berstatus disposal, tetapi data aset di sistem belum diubah.

   Aset yang tidak ditemukan pada saat pelaksanaan audit dapat direkonsiliasikan untuk menghindari menggantungnya dokumen audit, karena dokumen audit harus segera diselesaikan dan tidak boleh dibiarkan terlalu lama dalam keadaan OPEN.

   

   Berikut langkah-langkah rekonsiliasi aset yang gagal ditemukan:

   1. Pilih aset yang hendak direkonsiliasikan, dan klik tombol Rekonsiliasi.

      

   2. Tentukan Status & Lokasi Aset. Jika Anda masih belum mengetahui keberadaan jelas dari aset, anda dapat memilih status dan lokasi awal dari aset tersebut.

      

   3. Aset yang direkonsiliasikan dapat dilihat pada kolom Aset Rekonsiliasi.

8. Daftar Lampiran File

   Klik kolom Lampiran untuk menampilkan daftar file lampiran. Anda dapat mengunggah lampiran yang sekiranya dibutuhkan untuk keperluan pelaksanaan audit.

   

   Berikut langkah-langkah menambahkan lampiran:

   1. Klik tombol Tambah Lampiran (+).

      

   2. Klik tombol Pilih Berkas.
   3. Tentukan file yang hendak diunggah.
   4. Klik tombol Open.

      

   5. Lampiran yang berhasil diunggah akan ditampilkan pada Daftar Lampiran.

      

9. Daftar Komentar untuk Aset belum di-scan

   Klik kolom Komentar untuk menampilkan riwayat komentar atas aset yang belum berhasil ditemukan pada saat pelaksanaan audit.

   Catatan: Pemberian komentar hanya dapat dilakukan melalui aplikasi mobile AsetKita.

   

10. Daftar Perangkat Terhubung

    Klik kolom Perangkat Terhubung untuk menampilkan daftar perangkat mobile yang terhubung ke dokumen. Seperti yang dijelaskan di bagian sebelumnya bahwa satu dokumen dapat diakses beberapa aplikasi mobile sekaligus.

    

    Informasi yang ditampilkan oleh daftar perangkat terhubung, sebagai berikut:
    

    • Status konektivitas
      Jika status konektivitas ditampilkan dengan warna hijau, menginformasikna bahwa perangkat tersebut dalam kondisi terhubung dengan dokumen. Jika berwarna abu-abu, perangkat tersebut tidak dalam kondisi terhubung dengan dokumen.

      Status konektivitas berfungsi sama seperti tombol pengaturan konektivitas yang telah dijelaskan sebelumnya. Perbedaannya, tombol pengaturan konektivitas mengatur konektivitas perangkat secara massal, sedangkan status konektivitas hanya untuk perangkat yang bersangkutan.

      Anda dapat memutuskan konektivitas perangkat terhadap dokumen dengan langkah sebagai berikut:

      1. Klik tombol status konektivitas. Pada form Ubah Status, pilih OFF.
      2. Klik tombol Simpan. Status konektivitas akan berubah warna menjadi abu-abu. Lakukan langkah yang sama untuk mengembalikan status dari OFF menjadi ON.

         

    • Sistem operasi perangkat
      Informasi sistem operasi yang digunakan oleh perangkat mobile yang terhubung ke dokumen.
    • Info / Tipe perangkat
      Informasi tipe perangkat yang terhubung ke dokumen.
    • Username
      Informasi username dari perangkat yang terhubung ke dokumen.