Perpindahan/Mutasi Aset

Daftar Isi
A. Membuat Dokumen Mutasi
B. Penjelasan Dokumen Mutasi
C. Menghapus Aset dari Dokumen Mutasi
D. Menambahkan Aset ke Dokumen Mutasi
E. Mengunggah File Lampiran Mutasi
F. Memproses Mutasi
G. Membatalkan Dokumen Mutasi
H. Daftar Dokumen Mutasi


Transaksi Aset yang dapat dilakukan yaitu Perpindahan/Mutasi, Penghapusan/Disposal dan Pembatalan Penghapusan/Reverse Disposal.

Transaksi perpindahan/mutasi aset bertujuan untuk mendokumentasikan perpindahan aset yang akan atau telah terjadi sebelumnya. Untuk melakukan mutasi aset, Anda harus membuat dokumen mutasi aset terlebih dahulu.


 

A. Membuat Dokumen Mutasi

Berikut langkah-langkah membuat dokumen mutasi:

  1. Pada Daftar Aset, pilih aset yang hendak dipindahkan.

    Catatan: Hanya dapat memilih aset yang berada dalam penanggung jawab yang sama.

  2. Klik tombol Mutasi.

    Pilih Aset yang hendak dimutasi, kemudian klik Mutasi


  3. Pada form Bulk Mutasi Aset, isi Nama Dokumen.
  4. Tentukan Lokasi Mutasi yang akan menjadi lokasi tujuan perpindahan.
  5. (Opsional) Tentukan PIC/Penanggung Jawab yang akan menjadi penanggung jawab tujuan perpindahan.

    Catatan: Jika Anda Sign-In sebagai User, anda tidak dapat mengubah penanggung jawab.

  6. (Opsional) Tentukan Status Mutasi untuk aset yang hendak dipindahkan.
  7. (Opsional) Isi Deskripsi Dokumen yang menjelaskan tujuan dan alasan dari dilakukannya mutasi.
  8. (Opsional) Isi Komentar Dokumen yang dapat dijadikan deskripsi yang membantu dalam memahami mutase tersebut.
  9. Klik tombol Mutasi untuk membuat Dokumen Mutasi.

    Lengkapi informasi yang dibutuhkan pada form Mutasi Aset


  10. Setiap transaksi Mutasi disertai dengan Dokumen Mutasi Aset, yang dapat dijadikan sebagai dokumentasi. Penampakan halaman dokumen mutasi aset dapat dilihat pada.

    Catatan: Sampai dengan dibuatnya dokumen mutasi aset, aset yang hendak dimutasi kondisinya terkunci dan tidak diperkenankan untuk mengubah informasi apapun yang berhubungan dengan aset tersebut. Tetapi lokasi aset masih belum berubah hingga dokumen mutasi diproses.

    Penampakan Dokumen Mutasi Aset




 

B. Penjelasan Dokumen Mutasi

Penampakan Dokumen Mutasi beserta Penjelasan Masing-masing Komponen



Berikut merupakan bagian-bagian yang perlu diperhatikan seperti yang dapat dilihat pada gambar:

  1. Tombol Ubah Informasi Dokumen Mutasi.

    Klik tombol Ubah Informasi Dokumen Mutasi jika Anda hendak mengubah informasi dari dokumen mutase. Informasi yang diubah hanya sebatas:

    • Nama Dokumen Mutasi
    • Deskripsi Dokumen Mutasi
    • Komentar Dokumen Mutasi

      Klik tombol Save untuk menyimpan perubahan informasi.

      Form Ubah Detail Dokumen Mutasi

       

  2. Informasi Dokumen Mutasi.

    Hal yang perlu diperhatikan dalam pemahaman informasi dokumen mutasi:

    • ID SYS

      ID System atau Nomor Dokumen. Untuk dokumentasi atau pencarian dokumen dapat merujuk kepada ID SYS ini.

    • Penanggung Jawab

      Mutasi aset juga dapat memindahkan aset ke bawah penanggung jawab yang berbeda dari penanggung jawab awal.

    • User Mutasi

      User Mutasi memberikan informasi user yang menginisiasi transaksi mutasi dan bertugas sebagai PIC atas mutasi tersebut.

    • User Update

      User Update memberikan informasi user yang melakukan perubahan detail transaksi mutasi. User lain yang ikut serta dalam workflow mutasi tersebut juga diperbolehkan melakukan perubahan detail transaksi mutasi.

    • Tanggal Mutasi

      Tanggal Mutasi menjelaskan tanggal kapan transaksi mutasi dilakukan, bukan informasi kapan dibuatnya dokumen mutasi. Kolom tanggal mutasi akan tetap kosong selama status dokumen mutasi MASIH DIBUKA.

    • Status Mutasi

      Status Mutasi menjelaskan status dokumen mutase yang terdiri dari 3 status; (1) Mutasi Masih Dibuka, (2) Mutasi Dibatalkan, dan (3) Mutasi Telah Selesai/Ditutup.

    • Lokasi Mutasi

      Lokasi Mutasi menjelaskan informasi lokasi tujuan mutasi.

    • Status

      Status menjelaskan informasi Status Akhir yang dikehendaki dari aset yang dimutasi.

  3. Kolom Detail Daftar Aset.

    Kolom detail daftar aset memberikan informasi daftar aset yang hendak dimutasi. Anda dapat menghapus dan menambahkan aset dari dan ke daftar aset.

    Kolom Detail Daftar Aset



  4. Kolom Unggah File Lampiran.

    Kolom unggah file lampiran berisi daftar file lampiran yang digunakan sebagai pendukung dokumen mutasi (gambar xx). Sebagai contoh; dokumen persetujuan, dokumen rujukan pemindahan atau surat jalan pemindahan.

    Kolom Unggah File Lampiran Mutasi



  5. Kolom Tambah Aset.

    Kolom tambah aset berisi daftar aset yang tersedia untuk dapat ditambahkan ke dalam dokumen mutasi. Kolom tambah aset menyediakan form pencarian yang dapat memudahkan pencarian aset.

    Kolom Tambah Aset Mutasi



  6. Tombol Simpan Mutasi.

    Klik tombol simpan mutasi untuk memproses transaksi mutasi dan menyetujui pemindahan aset.

    Tombol Simpan Dokumen Mutasi



  7. Tombol Batal Mutasi.

    Klik tombol batal mutasi untuk membatalkan transaksi mutasi.

    Tombol Batal Dokumen Mutasi



  8. Tombol Kembali.

    Klik tombol kembali untuk berpindah ke halaman Daftar Dokumen Mutasi Aset.

  9. Tombol Cetak PDF.

    Klik tombol cetak PDF untuk mengunduh Laporan Dokumen Mutasi dalam bentuk format *.pdf. Tombol cetak PDF hanya dapat diakses jika Dokumen Mutasi telah diselesaikan.

    Tombol Cetak PDF Dokumen Mutasi




 

C. Menghapus Aset dari Dokumen Mutasi

Anda dapat menghapus aset dari daftar aset yang hendak dimutasi. Berikut langkah-langkah menghapus aset dari dokumen mutasi:

  1. Pada Daftar Mutasi Aset, pilih aset yang hendak dihapus dari daftar mutasi.
  2. Klik tombol Hapus (X).
  3. Aset akan dihapus dari Daftar Mutasi Aset. Aset yang telah dihapus dari daftar mutasi dapat ditambahkan kembali (lihat bagian Menambahkan Aset ke Dokumen Mutasi).

Catatan: Jika tidak ada aset yang tersisa pada daftar mutasi aset, dokumen aset tidak dapat diproses lebih lanjut.

Klik tombol Hapus untuk menghapus Aset dari Daftar Mutasi

 


 

D. Menambahkan Aset ke Dokumen Mutasi

Berikut langkah-langkah menambahkan aset ke dokumen mutasi:

  1. Pilih tab TAMBAH ASET. Anda dapat pergunakan Form Pencarian untuk mencari aset yang hendak dimasukkan ke dokumen mutasi.
  2. Pada Daftar Asset Mutasi, silahkan pilih aset yang hendak ditambahkan ke dokumen mutasi. Kemudian, klik tombol Tambah.

    Langkah-langkah Menambahkan Aset ke Dokumen Mutasi


  3. Aset yang berhasil ditambahkan dapat dilihat pada Daftar Mutasi Aset di tab DETAIL.

    Aset yang berhasil ditambahkan dapat dilihat pada Daftar Mutasi Aset


Catatan:

  • Anda hanya dapat menambahkan aset dari penanggung jawab yang sama dengan penanggung jawab tujuan.
  • Jika Anda hendak mutasi aset dengan lokasi, status aset dan penanggung jawab tujuan yang berbeda, harap buat dokumen mutasi baru.

 

E. Mengunggah File Lampiran Mutasi

Anda dapat mengunggah file lampiran yang dapat digunakan sebagai pendukung dokumen mutasi. Sebagai contoh; dokumen persetujuan, dokumen rujukan pemindahan atau surat jalan pemindahan.

Berikut langkah-langkah mengunggah file lampiran mutasi:

  1. Pilih tab UNGGAH FILE. Klik tombol Add Attachment.

    Klik tombol Add Attachment untuk menambahkan Lampiran


  2. Pada form Unggah Lampiran, klik tombol Pilih Berkas.
  3. Tentukan file lampiran yang hendak diunggah.
  4. Klik tombol Open/Buka.

    Tentukan berkas lampiran yang hendak diunggah


  5. File lampiran yang hendak diunggah akan ditampilkan pada form Unggah Lampiran. Klik tombol Unggah untuk mengunggah file lampiran.

    Klik Unggah untuk mengunggah berkas lampiran


  6. Jika file lampiran berhasil diunggah, file lampiran akan ditampilkan pada Daftar Lampiran. Anda dapat menghapus file lampiran yang telah diunggah dengan klik tombol Hapus di kolom Aksi.

    Berkas lampiran yang berhasil diunggah dapat dilihat pada kolom Unggah File

 

F. Memproses Mutasi

Klik tombol Simpan untuk memproses transaksi mutasi dan menyetujui pemindahan aset. Dokumen mutasi akan otomatis diselesaikan, dan status dokumen akan otomatis berubah menjadi Mutasi Sudah Ditutup.

Dokumen Mutasi sudah diselesaikan

 

G. Membatalkan Dokumen Mutasi

Anda dapat membatalkan dokumen mutasi sebelum transaksi mutasi diproses dengan klik tombol Batal. Dokumen mutasi akan otomatis dibatalkan, dan status dokumen akan otomatis berubah menjadi Mutasi Sudah Dibatalkan.

Tombol Batal Dokumen Mutasi

 

H. Daftar Dokumen Mutasi

Anda dapat melihat semua riwayat dokumen mutasi pada Halaman Mutasi/Movement. Untuk mengakses halaman mutasi, pilih menu Movement pada grup menu Transaksi. Secara default, dokumen diurutkan berdasarkan Tanggal Pembuatan Dokumen, tetapi anda juga dapat melakukan pengurutan dan pencarian berdasarkan pada kolom pencarian yang telah disediakan.

Pilih Movement pada grup menu Transaksi

 

Klik tombol Lihat Detail Dokumen (dengan ikon mata) pada kolom Aksi untuk melihat rincian detail dokumen mutasi.

Klik tombol Lihat Dokumen untuk melihat Detail Dokumen Mutasi