Audit/Stocktaking Aset melalui Aplikasi Mobile

Posted30 Jan 2019

Updated11 Feb 2019

ByAset Kita

Daftar Isi
+ Persiapan Audit
A. Persiapan Dokumen Audit
B. Unduh Dokumen Audit & Sinkronisasi Pengaturan
C. Scan Aset dengan Kamera Smartphone
D. Scan Aset dengan Perangkat Scanner
E. Scan Aset dengan Fitur Pencarian Aset
F. Tambah Aset Baru
G. Rincian Hasil Scan Aset
H. Hapus Hasil Scan Aset
I. Tambahkan Komentar Hasil Scan Aset
J. Ubah Status Hasil Scan Aset
K. Unggah Hasil Scan Aset / Data Entry
L. Ekspor Hasil Scan Aset
M. Buka Kembali Dokumen yang Sudah Selesai
N. Batalkan Dokumen Audit

Selain menggunakan aplikasi Website AsetKita, audit aset dapat juga dilakukan dengan menggunakan aplikasi mobile AsetKita.

Berikut beberapa hal yang perlu dipersiapkan sebelum pelaksanaan audit:

Perangkat Smartphone yang sudah terinstall aplikasi AsetKita versi terbaru. Audit/Scan Aset menggunakan aplikasi mobile dapat dilakukan tanpa terkoneksi dengan internet (atau intranet). Koneksi internet atau intranet hanya dibutuhkan pada saat mengunduh dokumen audit dan mengunggah hasil audit.
Unduh dokumen audit sebelum pelaksanaan audit.
Perangkat QR Code Scanner untuk scan kode QR yang tertera pada label aset.

Penampakan Contoh Label Aset

Catatan: Kami sarankan untuk menggunakan Scanner yang disertakan dalam penjualan aplikasi AsetKita, karena kami telah memodifikasi Scanner sedemikian rupa untuk dapat terkoneksikan dengan AsetKita tanpa perlu pengaturan lebih lanjut.
Penataan aset dengan teratur untuk memudahkan pelaksanaan audit.

A. Persiapan Dokumen Audit

Berikut langkah-langkah mempersiapkan dokumen audit:

Pilih menu Audit pada grup menu Transaksi.
Pada halaman Daftar Audit, sorot dokumen audit yang hendak diproses. Klik tombol Detail Dokumen pada kolom Aksi.
Sorot ke kolom Keterangan. Pastikan dokumen berstatus BELUM SELESAI.
Sorot ke kolom Rincian Hasil Audit. Pastikan masih terdapat Aset Belum Discan pada kartu Daftar Aset Belum Discan (berwarna biru). Contoh yang terlihat pada gambar sebelumnya, terdapat 23 aset yang belum discan. Dan pastikan kartu lain masih bernilai 0, yang menyatakan belum ada staf lain yang melakukan data entry.

Catatan: Pada aplikasi AsetKita, dokumen audit hanya dapat dipilih jika data entry belum dilakukan. Pesan error akan ditampilkan jika anda mengakses dokumen audit yang sudah memiliki riwayat data entry sebelumnya.

Penampakan Error untuk Dokumen Audit yang telah memiliki data hasil scan
Sorot ke kolom Keterangan. Pastikan tombol Terhubung dengan perangkat dalam keadaan Hidup (berwarna Biru).

Tombol Terhubung dengan Perangkat harus dalam keadaan Hidup
Sorot ke kolom Rincian Hasil Audit. Pada kolom Perangkat Terhubung, pastikan tombol Status untuk setiap Perangkat dalam keadaan Hidup (berwarna Hijau).

Status Keterhubungan Perangkat harus dalam keadaan ON

Catatan: Jika tombol Perangkat Terhubung dalam keadaan Mati, dokumen audit tidak dapat diakses oleh semua perangkat. Pesan error akan ditampilkan jika anda mengakses dokumen audit dalam keadaan perangkat tidak terhubung ke dokumen, baik itu proses unduh dokumen, unggah hasil audit atau aktivitas apapun yang berhubungan dengan dokumen.

Penampakan Error ketika Perangkat tidak terhubung

B. Unduh Dokumen Audit & Sinkronisasi Pengaturan

Berikut langkah-langkah mengunduh dokumen audit & sinkronisasi pengaturan sistem:

Jika persiapan dokumen audit sudah dilakukan, selanjutnya unduh dokumen audit di aplikasi sebelum pelaksanaan audit. Pastikan perangkat mobile dalam keadaan terhubung ke jaringan.
Silahkan Login ke aplikasi dengan Username/Email dan Password yang sudah terdaftar.

Halaman Login Aplikasi Mobile
Pilih menu Pengaturan pada grup menu. Tekan Sinkronisasi Pengaturan untuk memastikan pengaturan yang tersimpan pada perangkat sudah sesuai dengan pengaturan pada aplikasi website.
Pada halaman Audit Aset, tekan kolom BELUM DIPROSES. Pilih dokumen audit yang telah anda siapkan sebelumnya. (Pastikan Nomor & Nama Dokumen sesuai). Dokumen audit ditandai dengan simbol (gembok).
Pilih OK untuk konfirmasi pemilihan dokumen.
Silahkan menunggu proses loading unduh dokumen hingga selesai. Jika proses unduh dokumen gagal, anda dapat mengulangi proses unduh dengan tekan tombol MUAT ULANG.
Dokumen audit yang berhasil diunduh akan berpindah ke kolom DALAM PROSES, ditandai dengan simbol (loading). Pilih dokumen audit tersebut untuk melanjutkan.
Detail dokumen audit ditampilkan pada gambar berikut, dengan status DALAM PROSES.
Tekan tombol DOWNLOAD GAMBAR untuk mengunduh gambar aset.
Silahkan menunggu proses loading unduh gambar aset hingga selesai. Jika proses unduh gambar gagal, anda dapat mengulangi proses unduh dengan tekan tombol MUAT ULANG.
Pada tahap ini, anda sudah siap untuk melakukan audit aset. Silahkan lanjutkan ke pembahasan selanjutnya.

C. Scan Aset dengan Kamera Smartphone

Berikut langkah-langkah scan aset dengan kamera smartphone:

Pada halaman detail dokumen audit, tekan tombol Scan Aset.
Selanjutnya, pilih Lokasi dan Status Aset yang dikehendaki. Tekan masing-masing kolom untuk menampilkan pilihan Lokasi dan Status yang tersedia.
Kemudian tekan tombol SCAN.
Aplikasi akan secara otomatis menyalakan kamera belakang smartphone, dan menampilkan layar scanner. Arahkan kamera ke label aset yang memiliki kode QR, dan aplikasi akan otomatis membaca kode QR.

Catatan: Atur jarak kamera ke label atau ubah metode kamera pada menu Pengaturan jika aplikasi terlalu lama dalam membaca kode QR.
Jika aplikasi berhasil membaca kode QR, halaman detail aset yang discan akan ditampilkan. Pastikan informasi aset yang ditampilkan sesuai dengan fisik aset dan informasi yang tertera pada label aset.
Jika aset memiliki aksesoris, aksesoris dari aset tersebut juga akan ditampilkan.
Tekan tombol SCAN untuk melanjutkan scan aset lain.
Atau tekan tombol GANTI LOKASI/STATUS untuk mengubah Lokasi & Status Aset untuk scan aset berikutnya.
Berikut tampilan hasil scan untuk aset yang berasal dari lokasi lain. Aset yang berasal dari lokasi lain akan tetap disimpan, dan dapat dilihat pada halaman ASET DARI LOKASI LAIN, dan diindikasikan dengan simbol F / Foreign.
Berikut tampilan hasil scan untuk aset disposal. Aset disposal akan tetap disimpan, dan dapat dilihat pada halaman ASET DISPOSAL DITEMUKAN, dan diindikasikan dengan simbol D / Disposal.
Berikut tampilan hasil scan untuk aset yang berasal dari beda PIC. Aset yang berasal dari beda PIC akan tetap disimpan, dan dapat dilihat pada halaman ASET BEDA PIC, dan diindikasikan dengan simbol P / PIC.
Tekan tombol navigasi Kembali (<) untuk kembali ke halaman RINGKASAN. Hasil scan dapat dilihat pada masing-masing kartu pada kolom Rangkuman Jumlah Hasil Scan.

D. Scan Aset dengan Perangkat Scanner

Berikut langkah-langkah scan aset dengan perangkat scanner:

Untuk scan aset dengan perangkat Scanner, pastikan perangkat scanner telah terhubung dengan smartphone menggunakan koneksi bluetooth, On-The-Go USB atau kabel USB.
Pilih External Scanner (bluetooth/OTG) pada pilihan tipe Scanner di menu Pengaturan.
Kembali ke halaman detail dokumen audit/Ringkasan, tekan tombol Scan Aset.
Selanjutnya, pilih Lokasi dan Status Aset yang dikehendaki, dan tekan tombol Simpan. Anda akan diarahkan ke halaman Scan Aset.
Tampilan halaman Scan menggunakan perangkat scanner berbeda dengan halaman scan menggunakan kamera internal, seperti dapat dilihat pada gambar berikut.
Arahkan perangkat scanner ke kode QR yang tertera pada label aset. Jika perangkat scanner berhasil membaca kode QR, Nomor Aset akan ditampilkan pada kolom Scan Aset, dan aset yang berhasil discan akan ditampilkan pada Daftar Aset yang sudah discan di bawah kolom Scan Aset.
Scan kode QR lainnya untuk melanjutkan scan aset. Atau tekan tombol GANTI LOKASI/STATUS untuk mengubah Lokasi & Status Aset untuk scan berikutnya.
Pada kolom Daftar Aset yang sudah discan, terdapat simbol berwarna yang dapat membedakan status hasil scan aset satu dengan yang lainya.
Untuk aset yang berasal dari lokasi lain diindikasikan dengan simbol F / Foreign.
Untuk aset disposal diindikasikan dengan simbol D / Disposal.
Untuk aset yang berasal dari beda PIC diindikasikan dengan simbol P / PIC.
Untuk aset yang memiliki Aksesoris diindikasikan dengan simbol A / Aksesoris.
Dan, untuk aset yang membawa lebih dari satu status hasil scan, simbol yang ditampilkan juga lebih dari satu. Sebagai contoh, aset yang discan merupakan aset disposal yang berasal dari beda PIC, beda lokasi dan memiliki aksesoris, maka simbol yang ditampilkan D P F A
Tekan tombol navigasi Kembali (<) untuk kembali ke halaman RINGKASAN. Hasil scan dapat dilihat pada masing-masing kartu pada kolom Rangkuman Jumlah Hasil Scan.

E. Scan Aset dengan Fitur Pencarian Aset

Jika ditemukan fisik aset dengan kondisi kode QR tidak dapat terbaca, anda dapat melakukan pencarian data aset secara manual. Berikut langkah-langkah scan aset dengan fitur pencarian aset:

Pada halaman detail dokumen audit, tekan tombol Pencarian Aset.
Pada halaman Pencarian Aset, anda dapat melakukan pencarian aset berdasarkan ID/Nomor Sistem atau Nama Aset.
Jika anda hendak melakukan pencarian aset berdasarkan Nomor Sistem, geser slider ke kanan. Kemudian ketikkan Nomor Sistem yang tertera pada label aset. Hasil pencarian aset akan ditampilkan di bawah kolom input.
Sedangkan jika anda hendak melakukan pencarian aset berdasarkan Nama Aset, geser slider ke kiri. Kemudian ketikkan Nama Aset yang tertera pada label aset. Hasil pencarian aset akan ditampilkan di bawah kolom input.
Pilih aset yang dikehendaki dari kolom hasil pencarian, yang akan mengarahkan anda ke halaman detail aset. Pastikan informasi aset yang ditampilkan sesuai dengan fisik aset dan informasi yang tertera pada label aset.
Jika aset memiliki aksesoris, aksesoris dari aset tersebut juga akan ditampilkan.
Tekan kolom Lokasi & Status untuk mengubah Lokasi & Status Aset.
Tekan SIMPAN untuk menyimpan hasil pencarian aset.
Berikut contoh tampilan detail aset yang berasal dari lokasi lain. Aset yang berasal dari lokasi lain akan tetap disimpan, dan dapat dilihat pada halaman ASET DARI LOKASI LAIN, dan diindikasikan dengan simbol F / Foreign. Hal yang sama berlaku untuk hasil scan dengan status lainnya.
Tekan tombol navigasi Kembali (<) untuk kembali ke halaman RINGKASAN. Hasil scan dapat dilihat pada masing-masing kartu pada kolom Rangkuman Jumlah Hasil Scan.

F. Tambah Aset Baru

Jika anda menemukan aset baru yang belum didokumentasikan ke sistem, anda dapat menambahkan aset baru pada halaman TAMBAH ASET BARU. Berikut langkah-langkah menambahkan Aset Baru:

Pada halaman detail dokumen audit, geser menu ke kanan dan pilih TAMBAH ASET BARU.
Kemudian tekan tombol TAMBAH ASET.
Form Tambah Aset akan ditampilkan, dan isi kolom yang disediakan dengan benar, terutama kolom mandatory (*). Tekan tombol SIMPAN untuk menambah aset baru.
Data aset baru yang berhasil disimpan akan ditampilkan pada daftar TAMBAH ASET BARU. Aset baru hanya akan didaftarkan ke sistem setelah dokumen audit diselesaikan.
Geser menu ke kiri dan pilih RINGKASAN untuk kembali ke halaman detail dokumen audit.

G. Rincian Hasil Scan Aset

Seperti yang sudah dibahas di bagian sebelumnya, hasil scan aset dipisahkan ke halaman berbeda berdasarkan status hasil scan. Berikut masing-masing halaman dari hasil scan:

Daftar Aset Telah Discan

Daftar Aset Telah Discan
Daftar Aset Dari Lokasi Lain

Daftar Aset Dari Lokasi Lain
Daftar Aset Disposal Ditemukan

Daftar Aset Disposal Ditemukan
Daftar Aset Beda PIC

Daftar Aset Beda PIC
Daftar Aset Baru

Daftar Tambah Aset Baru
Daftar Aset Belum Discan

Daftar Aset Belum Discan

H. Hapus Hasil Scan Aset

Anda dapat menghapus aset dari daftar aset telah discan, aset dari lokasi lain, aset disposal ditemukan dan aset beda PIC.

Berikut langkah-langkah menghapus hasil scan aset:

Sorot aset yang hendak dihapus, tekan dan tahan pada aset tersebut hingga muncul pilihan menu. Pilih menu Hapus.
Pilih IYA untuk konfirmasi hapus hasil scan aset. Untuk daftar aset telah discan, aset yang dihapus akan ditampilkan kembali di daftar aset belum discan.

I. Tambahkan Komentar Hasil Scan Aset

Anda dapat menambahkan komentar untuk aset telah discan, aset dari lokasi lain, aset disposal ditemukan, aset beda PIC dan aset belum discan.

Berikut langkah-langkah menambahkan komentar hasil scan aset:

Sorot aset yang hendak ditambahkan komentar, tekan dan tahan pada aset tersebut hingga muncul pilihan menu. Pilih menu Komentar.
Pada form komentar, ketikkan komentar yang dikehendaki. Kemudian tekan tombol SIMPAN.
Komentar untuk masing-masing aset dapat dilihat pada masing-masing kartu atau kolom rincian hasil scan pada aplikasi website AsetKita.

J. Ubah Status Hasil Scan Aset

Anda dapat mengubah status hasil scan aset untuk aset telah discan, aset dari lokasi lain, aset disposal ditemukan dan aset beda PIC.

Berikut langkah-langkah menambahkan komentar hasil scan aset:

Sorot aset yang hendak ditambahkan komentar, tekan dan tahan pada aset tersebut hingga muncul pilihan menu. Pilih menu Status.
Pilih status yang dikehendaki, kemudian tekan tombol SIMPAN.
Perubahan status dapat dilihat pada kolom informasi Status di pojok kanan atas di masing-masing aset.

K. Unggah Hasil Scan Aset / Data Entry

Jika proses pelaksanaan audit telah selesai dilakukan, silahkan unggah hasil scan aset untuk data entry.

Berikut langkah-langkah unggah hasil scan aset ke sistem:

Pastikan smartphone anda terhubung ke jaringan, karena proses unggah membutuhkan koneksi internet/intranet.
Pada halaman detail dokumen audit, tekan tombol KIRIM DATA AUDIT.
Jika masih terdapat aset yang belum discan, pesan konfirmasi akan ditampilkan. Tekan OK untuk tetap melanjutkan unggah data.
Silahkan menunggu proses loading unggah data hingga selesai. Jika proses unggah data gagal, anda dapat mengulangi proses unggah dengan tekan tombol COBA LAGI.
Status Dokumen akan berubah menjadi SELESAI, dan kini anda tidak dapat lagi mengakses tombol KIRIM DATA AUDIT dan BATALKAN.

Dapat dilihat di halaman Audit Aset, status dokumen audit berubah menjadi SELESAI dengan simbol (checkmark).
Data hasil scan aset yang diunggah, dapat dilihat pada aplikasi website AsetKita. Jika ada lebih dari 1 staf yang mengunggah data hasil scan untuk dokumen audit yang sama, sistem hanya akan menerima data aset terbaru berdasarkan waktu unggah data.

L. Ekspor Hasil Scan Aset

Anda dapat menggunakan fitur ekspor hasil scan aset, jika berkendala pada saat unggah hasil scan atau untuk sekedar kepentingan dokumentasi.

Berikut langkah-langkah ekspor hasil scan aset:

Pada halaman detail dokumen audit, tekan tombol EKSPOR DATA.
Berikan izin jika aplikasi meminta izin untuk mengakses media penyimpanan.
Ekspor hasil scan aset akan menyimpan hasil scan dalam format NAMADOKUMEN_DDMMYYhhmmdd.xlsx pada folder AsetKita.
Kemudian, pilih Pengaturan pada menu. Tekan tombol Amankan Database.
Fitur Amankan Database akan menyalin database dan menyimpan salinan database dalam format *.db pada folder AsetKita di penyimpanan internal smartphone anda.
Anda dapat meminta bantuan teknis dari tim terkait untuk impor salinan database ke sistem.

M. Buka Kembali Dokumen yang Sudah Selesai

Anda dapat membuka kembali dokumen hasil scan yang sudah diselesaikan untuk melakukan scan aset, tetapi dengan catatan, rekonsiliasi belum dilakukan dan perangkat masih terhubung ke dokumen.

Membuka kembali dokumen yang sudah diselesaikan juga menghapus data hasil scan yang telah diunggah dari perangkat tersebut.

Berikut langkah-langkah membuka kembali dokumen yang sudah diselesaikan:

Pada halaman detail dokumen audit, tekan tombol BUKA KEMBALI.
Pilih OK untuk konfirmasi.
Dokumen hasil scan akan dibuka kembali dan dapat digunakan untuk pelaksanaan audit.

N. Batalkan Dokumen Audit

Selain membuka kembali dokumen yang sudah selesai, anda juga dapat membatalkan dokumen audit, tetapi dengan catatan, dokumen berstatus Dalam Proses, rekonsiliasi belum dilakukan dan perangkat masih terhubung ke dokumen. Membatalkan dokumen audit juga menghapus data hasil scan yang telah diunggah dari perangkat tersebut.

Berikut langkah-langkah membatalkan dokumen yang sudah diselesaikan:

Pada halaman detail dokumen audit, tekan tombol BATALKAN.
Pilih OK untuk konfirmasi pembatalan dokumen audit.
Dokumen hasil scan akan dibatalkan, dan dokumen akan tersedia kembali di kolom BELUM DIPROSES.